El diagnóstico de su inmobiliaria.
Un diagnóstico para inmobiliarias que administran alquileres: el mapa de cómo funciona hoy su administración, y el orden en que conviene ordenarla y automatizarla. Antes de tocar ninguna herramienta.
Recorremos las cuatro áreas de su inmobiliaria, dejamos cada proceso por escrito como funciona de verdad, revisamos cómo se cuidan los datos y le entregamos un plan por etapas: qué conviene automatizar, qué no y con qué riesgo. Eso vale aunque no automatice nada nunca.
De dos a cuatro semanas · todo por videollamada · el plan es suyo aunque no sigamos juntos
Las cuatro áreas de su inmobiliaria.
Empezamos casi siempre por la administración, porque ahí está el ingreso de todos los meses y el trabajo más repetitivo. Pero las cuatro áreas están conectadas: lo que pasa en la captación termina en la administración.
Captación
Cómo entran las propiedades: tasación, autorización, fichas, fotos y publicación en portales y en su web. Ahí suelen aparecer avisos con datos distintos en cada portal o propiedades ya alquiladas que siguen publicadas.
Comercial
Cómo se atienden las consultas que llegan por portales, WhatsApp, teléfono, web y redes; quién las toma, cómo se coordinan las visitas y qué pasa después.
Administración de alquileres
Legajo, contrato, cobranza, mora, ajustes por índice, liquidación a cada propietario, vencimientos y renovaciones. Es el área a la que le dedicamos más tiempo.
Finanzas
Honorarios, la plata de los propietarios separada de la propia, las comisiones y la información que le llega a usted para decidir.
Un mapa, un plan y una decisión.
- El mapa de cada proceso como funciona hoy, no como debería funcionar. Con sus pasos, sus responsables y dónde se traba.
- Las oportunidades, priorizadas: qué se puede simplificar, qué conviene automatizar y cuánto tiempo o dinero ahorra cada cosa.
- La revisión de seguridad de la información: dónde están los datos de propietarios y arrendatarios, quién accede y qué riesgos legales hay en su país.
- El plan por etapas: primero lo que se resuelve rápido, después lo estructural y al final lo estratégico, con el porqué de ese orden.
- Todo en un espacio de trabajo que queda suyo, presentado en una llamada de entrega donde lo recorremos juntos.
El plan está escrito para que lo pueda ejecutar con nosotros, con su equipo o con otro proveedor.
Una inmobiliaria argentina con 200 contratos en administración
Desde la desregulación de los alquileres, cada contrato puede tener su propio índice (ICL, IPC o en dólares), su propia frecuencia de ajuste y su propia fecha de vencimiento. Doscientos contratos son doscientos cálculos cada trimestre, en una planilla que entiende una sola persona.
El diagnóstico dibuja cómo se hace hoy ese ajuste, dónde se puede equivocar, quién se entera tarde de un vencimiento y qué propietario se queda sin información. Y propone el orden: primero dejar el proceso escrito, después el aviso automático de ajustes y vencimientos.
Es un caso armado con datos públicos del mercado argentino para mostrar cómo se trabaja. Cuando tengamos clientes inmobiliarios que nos autoricen a contarlo, va a estar acá con su nombre.
De dos a cuatro semanas.
Inicio
Una primera reunión para cerrar el cronograma y la lista de lo que necesitamos: las herramientas que usan, quién hace qué y la documentación que exista, aunque sea informal.
Una sesión por área
Captación, comercial, administración de alquileres y finanzas, con la persona que lleva cada una. Cada sesión arranca con su relato: lo que alguien da por obvio al contar su propio trabajo suele ser exactamente donde está el problema.
La entrega
Le presentamos el mapa, los riesgos y el plan, y lo recorremos juntos.
El plazo depende del tamaño de la inmobiliaria y de la disponibilidad de su equipo para las reuniones. Lo cerramos con usted en la primera reunión, así sabe desde el principio cuánto le va a ocupar.
Para que sepa en qué se mete.
- Disponibilidad para las reuniones durante esas semanas.
- Que participe el responsable de cada área, si está disponible: quien de verdad hace el trabajo, no solo quien lo dirige. Sobre todo quien lleva la administración: nadie conoce la operación como esa persona, y el objetivo es que deje de hacer lo repetitivo para tener tiempo para lo que necesita su criterio.
- Acceso de solo lectura a las herramientas principales, si se puede. No es obligatorio, pero mejora la precisión.
- La documentación que ya tenga, aunque esté desactualizada o sea informal.
Todo lo que vemos es confidencial y queda por escrito en el contrato.
Y para quién no.
Tiene sentido si…
- Su inmobiliaria administra alquileres: cobra el canon, le paga al propietario y se encarga del contrato.
- Tiene un equipo y una cartera que ya no entran en la cabeza de una sola persona.
- Ya compró un sistema y el equipo sigue con el Excel al lado.
- Quiere modernizarse sin romper lo que ya funciona.
No es para…
- Agentes independientes o inmobiliarias de una o dos personas.
- Inmobiliarias que solo venden y no administran alquileres.
- Constructoras y desarrolladoras.
- Quien necesita algo funcionando la semana que viene: esto lleva semanas antes de tocar nada.
Si su inmobiliaria ya tiene un área de sistemas propia, mejor todavía: le entregamos el plan para que lo ejecute su gente.
La membresía de implementación.
Con el plan aprobado, si quiere que lo ejecutemos nosotros, lo hacemos de a poco, todos los meses.
- Un bloque mensual de horas de desarrollo para ejecutar el plan: automatizaciones, integraciones entre sus sistemas y asistentes con IA donde el proceso lo justifica.
- Dos reuniones por mes, una para priorizar y otra para revisar el avance. Se agendan después del día 10, porque los primeros días del mes son los de más carga en la administración.
- Lo primero que se construye es la cobranza y los ajustes, porque se usa el día 1 de cada mes y se nota enseguida. Después, según el plan: vencimientos, reporte a propietarios, legajo digital, conciliación y publicación en portales.
- Cada mes recibe lo implementado funcionando y probado, la documentación y el informe de horas usadas, con capacitación a su equipo cuando hace falta.
- Sin permanencia. La deja cuando quiera, avisando antes del cierre del mes. Lo implementado sigue siendo suyo.
Es una fase aparte y solo tiene sentido con el diagnóstico hecho.
Antes de dar el primer paso.
¿Cuánto dura el diagnóstico?
De dos a cuatro semanas desde la confirmación del pago, según el tamaño de su inmobiliaria y la disponibilidad de su equipo para las reuniones. El cronograma se cierra en la primera reunión.
¿Cuánto cuesta?
Depende de la cantidad de inmuebles que tenga en administración, porque eso define el trabajo. Se lo damos por escrito en la segunda reunión, en la moneda de su país, junto con el alcance y la fecha de inicio. La primera reunión no tiene costo.
Ya tenemos un sistema de gestión. ¿Para qué lo necesito?
Casi todas las inmobiliarias lo tienen. El diagnóstico no lo reemplaza: muchas veces lo aprovechamos mejor. La pregunta es si la persona que lleva la administración sigue usando su propia planilla al lado del sistema.
¿Tengo que frenar la operación?
No. Son reuniones por videollamada con quien lleva cada área. El resto del trabajo lo hacemos nosotros.
¿Esto va a reemplazar a mi equipo?
No es el objetivo. Lo que se ordena y se automatiza es lo repetitivo —cobranza, ajustes, vencimientos, rendiciones— para que su equipo tenga tiempo para lo que necesita criterio. El trato con sus propietarios y clientes no se toca.
¿Y si el diagnóstico concluye que no conviene automatizar?
Se lo decimos. A veces la respuesta es «todavía no», y esa respuesta también le ahorra plata. El mapa de sus procesos le sirve igual.
Tenemos un encargado de sistemas.
Mejor todavía: ustedes tienen quien lo ejecute. Lo que le entregamos es el mapa de qué ejecutar y en qué orden, para que lo haga su gente.
¿El plan sirve si lo ejecuta otro proveedor?
Sí. Está escrito para que cualquier equipo técnico lo pueda tomar, y es suyo.
¿Qué pasa con la información de mi inmobiliaria?
Es confidencial y queda así por contrato. Y parte del diagnóstico es justamente revisar quién accede a los datos de sus propietarios y arrendatarios.
¿Trabajan con inmobiliarias de mi país?
Trabajamos con inmobiliarias de Latinoamérica y España, todo por videollamada.
El primer paso es una conversación.
En 45 minutos vemos cómo funciona hoy su administración y si el diagnóstico tiene sentido para su inmobiliaria. Si no lo tiene, se lo decimos.
45 minutos por videollamada con Vanesa Salazar Cárdenas · sin costo · no es una presentación de ventas